ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ അക്കൗണ്ടിംഗ്, പർച്ചേസ്, സ്റ്റോക്ക്, ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങൾ തുടങ്ങിയവ ഒരുമിച്ച് കൈകാര്യം ചെയ്യാനാണ് ERP (Enterprise Resource Planning) സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉപയോഗിക്കുന്നത്. പല സ്ഥാപനങ്ങളിലും വർഷങ്ങളായി പ്രവർത്തിക്കുന്ന ERP സംവിധാനമുണ്ട്. എന്നാൽ പുതിയ ആവശ്യങ്ങൾ വരുമ്പോൾ അതിൽ മാറ്റം വരുത്തുന്നത് ചെലവേറിയതും സമയമെടുക്കുന്നതുമായ ജോലിയാകാം.
ഈ സാഹചര്യത്തിലാണ് Agentic AI ERP എന്ന ആശയം ശ്രദ്ധ നേടുന്നത്. നിലവിലുള്ള ERPയിലെ വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് പല ഘട്ടങ്ങളുള്ള ജോലികൾ ക്രമീകരിക്കാനും നിർവഹിക്കാനും കഴിയുന്ന AI ഏജന്റുകളെ ചേർക്കുക എന്നതാണ് ഇതിന്റെ അടിസ്ഥാന ആശയം. ഇടപാടുകളുടെ ഔദ്യോഗിക രേഖ ERPയിൽ തുടരുമ്പോൾ, ആവർത്തിച്ചുവരുന്ന ജോലികൾ ലളിതമാക്കാൻ AI സഹായിക്കുന്നു.
Agentic AI എന്താണ് ചെയ്യുന്നത്?
സാധാരണ ഓട്ടോമേഷൻ മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച നിയമങ്ങൾ അനുസരിച്ച് ഒരു ജോലി ചെയ്യുന്നു. Agentic AI സംവിധാനത്തിന് ഒരു ലക്ഷ്യം നൽകിയാൽ, അതിലേക്കുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ കണ്ടെത്താനും അനുമതി നൽകിയിരിക്കുന്ന സോഫ്റ്റ്വെയറുകളിലെ വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാനും തുടർനടപടികൾ ആരംഭിക്കാനും കഴിയും.
ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു സ്ഥാപനത്തിലേക്ക് പർച്ചേസ് ഇൻവോയ്സ് വന്നാൽ AI ഏജന്റിന് അതിലെ വിവരങ്ങൾ വായിക്കാനും പർച്ചേസ് ഓർഡറുമായി താരതമ്യം ചെയ്യാനും വ്യത്യാസങ്ങൾ കണ്ടെത്താനും കഴിയും. എല്ലാം ശരിയാണെങ്കിൽ അത് അംഗീകാരത്തിനായി ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാരന് അയയ്ക്കാം. തുകയിൽ വ്യത്യാസമുണ്ടെങ്കിൽ പരിശോധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ വ്യക്തമായി ചൂണ്ടിക്കാണിക്കാം. പണം നൽകുന്നത് പോലുള്ള നിർണായക നടപടികൾക്ക് മനുഷ്യന്റെ അംഗീകാരം നിലനിർത്താം.
നിലവിലുള്ള ERP മാറ്റേണ്ടതുണ്ടോ?
എല്ലാ സ്ഥാപനത്തിനും പൂർണമായ സോഫ്റ്റ്വെയർ മാറ്റം ആവശ്യമില്ല. ചിലപ്പോൾ നിലവിലുള്ള ERP, CRM, ഇമെയിൽ, ഡോക്യുമെന്റ് സംവിധാനങ്ങൾ എന്നിവ തമ്മിൽ ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന ഒരു AI സംവിധാനം ചേർത്താൽ തന്നെ ജോലി വേഗത്തിലാക്കാൻ സാധിക്കും.
എന്നാൽ AI ചേർക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അടിസ്ഥാന കാര്യങ്ങൾ ശരിയാക്കണം: വിവരങ്ങൾ കൃത്യമാണോ, ഓരോ സംവിധാനത്തിലും ആർക്കെല്ലാം പ്രവേശനമുണ്ട്, AIക്ക് ഏതൊക്കെ നടപടികൾ സ്വയം ചെയ്യാം, ഏതിനാണ് ജീവനക്കാരന്റെ അംഗീകാരം വേണ്ടത് എന്നിവ വ്യക്തമാക്കണം. തെറ്റായ ഡാറ്റയോ നിയന്ത്രണമില്ലാത്ത പ്രവേശനമോ ഉണ്ടെങ്കിൽ ഓട്ടോമേഷൻ പ്രശ്നം വേഗത്തിലാക്കുകയും ചെയ്യും.
സ്ഥാപനങ്ങൾ എവിടെ തുടങ്ങണം?
ആദ്യം ദിവസേന സമയം കൂടുതലെടുക്കുന്ന ഒരു ചെറിയ പ്രക്രിയ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഇൻവോയ്സ് പരിശോധിക്കൽ, കുടിശ്ശിക ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ, പർച്ചേസ് അംഗീകാരം, സ്റ്റോക്ക് മുന്നറിയിപ്പ് എന്നിവ ഉദാഹരണങ്ങളാണ്. ആ ജോലി പൂർത്തിയാക്കാൻ ഇപ്പോൾ എത്ര സമയം വേണ്ടിവരുന്നു, എത്ര തിരുത്തലുകൾ ആവശ്യമായി വരുന്നു എന്നത് രേഖപ്പെടുത്തുക. തുടർന്ന് പരിമിതമായ ഒരു പരീക്ഷണം നടത്തി യഥാർത്ഥ ഫലം താരതമ്യം ചെയ്യാം.
പരീക്ഷണം വിജയിച്ചാൽ അടുത്ത പ്രക്രിയയിലേക്ക് വ്യാപിപ്പിക്കാം. ഇങ്ങനെ ഘട്ടംഘട്ടമായി മുന്നോട്ടുപോകുന്നത് ചെലവും പ്രവർത്തനത്തിലെ തടസ്സങ്ങളും നിയന്ത്രിക്കാൻ സഹായിക്കും.
ERP അവസാനിക്കുന്നു എന്നല്ല ഇതിന്റെ അർത്ഥം. സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിശ്വസനീയമായ ഇടപാട് രേഖയായി ERP തുടരാം. അതിലെ വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ജോലികൾ കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമായി പൂർത്തിയാക്കാനുള്ള ഒരു സാധ്യതയാണ് Agentic AI.














